Ahogy a XX. században a gyártási folyamatokat forradalmasították a futószalag melletti ipari robotok, úgy ígérnek az irodai munkában óriási hatékonyságnövelést a napjainkban egyre népszerűbb szoftverrobotok. Az angol megnevezés (Robotic Process Automation) alapján RPA-nak nevezett technológia lehetővé teszi, hogy a több informatikai alkalmazáson átívelő, repetitív, manuális üzleti folyamatainkat automatizáljuk.
Hogyan dolgozik a szoftverrobot?
Az RPA megjelenése előtt egy folyamatautomatizálási projekt jelentős fejlesztési igénnyel járt (akár használtunk valamilyen BPM motort, akár nem), továbbá az egyes érintett rendszerek közötti adatcseréhez megfelelő interfész meglétét feltételezte. Az RPA megközelítése más: a humán felhasználó tevékenységét imitálja, az egyes meglévő IT rendszerekkel azok felhasználói felületén kommunikál. Először vicces, sőt kicsit ijesztő is látni, ahogy a robot futásakor a robot számítógépe életre kel és a robot a beviteli mezőket kitölti, a gombokra kattint, az alkalmazások által a képernyőn megjelenített információt beolvassa, értelmezi.
Milyen területeken alkalmazhatók sikerrel a szoftverrobotok?
Számtalan területen alkalmazható sikerrel az RPA, például ügyfélkiszolgálással kapcsolatos back-office feladatok, HR folyamatok, pénzügyi és számviteli műveletek, különböző háttér-tevékenységek, napi riportok összeállítása. Szinte minden iparágban találhatók olyan iparágspecifikus folyamatok, amik RPA-ért kiáltanak. A korai bevezetők között sok bank, biztosító, távközlési vállalat és közmű van, akik tipikusan többszázezer ügyfélnek nyújtanak „termékesített”, tehát standardizált szolgáltatásokat.
Vannak tevékenységek, amelyek jobban, vannak, melyek kevésbé automatizálhatóak. Az eredmény ugyanakkor már akkor számottevő, ha egy folyamatnak csak bizonyos lépéseit végzi el a robot, a komplex vagy szubjektív döntést igénylő lépések továbbra is manuális ágon maradnak.
Lássuk, hogy milyen üzleti folyamatok a legjobb jelöltek a szoftverrobotok általi automatizálásra?
- Erősen manuális, repetitív folyamatok, melyeket naponta vagy hetente sokszor végre kell hajtani;
- A folyamat során fellépő döntési pontok objektív, pontosan megfogalmazható szabályokon alapulnak;
- Ha a kivételes bánásmódot, egyedi vezetői döntést igénylő ügyletek aránya alacsony;
- Az üzleti folyamat bemenő adatai valamilyen standard formátumban, elektronikus módon elérhetők (pl. Excel tábla, Word dokumentum, email, szöveges PDF)
- Nagy tranzakciós volumen, jelentős aktuális humán erőforrás igény esetén – ha egy folyamat évente fél óra manuális munkát jelent, akkor hosszú távon sem térül meg a szoftverrobotokkal való automatizálás;
- Jól dokumentált, stabil (ritkán változó) üzleti folyamatok illetve üzleti alkalmazások;
- A folyamat olyan meglévő ügyviteli, stb. rendszert is érint, amihez korszerű adatinterfész nem, vagy csak nagyon költségesen lenne fejleszthető (pl. egy core banki vagy biztosítói rendszer)
A világ természetesen nem fekete vagy fehér, így a fenti lista sem egy 100%-os abszolút előfeltétel, hanem abban segít, hogy az elvárásaink reálisak maradhassanak, valamint, hogy több automatizálandó folyamatjelölt esetén ezen szempontok alapján állíthassuk fel a prioritást.
RPA-val elérhető tipikus üzleti előnyök
- Költségmegtakarítás – igen, sajnos kár kerülgetni a témát, ez elsősorban élőmunka megtakarítást jelent. Vagy szebben mondva: „a munkatársak a nagyobb értéket teremtő munkafolyamatok számára irányíthatók át”.
- Gyorsabb feldolgozás, nagyobb tranzakciós volumen napi kezelése (a robot 7/24-ben is dolgozhat és gyorsabban gépel bárkinél)
- Emberi hibák kiküszöbölése, így jobb ügyfélkiszolgálás
- Egységesen végrehajtott, ezáltal audit-biztosabb üzleti folyamatok.
- Hagyományos IT fejlesztési projekteknél lényegesen gyorsabb átfutási idő az első ötlettől az éles működésig.
Az RPA több mint egy eszköz
Az RPA ugyanakkor nem csak egy szoftvereszköz. A sikerhez üzleti és informatikai kompetenciákra és bevezetési módszertanra egyaránt szükség van. A tipikus RPA megközelítés nem egy egyszeri projekt, hanem egy utazás: az RPA-val ismerkedés gyakran egy Proof-of-Concept-tel indul, majd 1-2 éves távlatban a cél már a saját kompetencia-központ által létrehozott és üzemeltetett, számos üzleti folyamatot támogató robotcsapat.
Az Intalion az elmúlt másfél évben jelentős RPA kompetenciát épített ki. Több, a nemzetközi független elemzők által ’leader’ kategóriába sorolt RPA platform-gyártó termékéhez rendelkezünk hivatalos vizsgákat is végzett RPA szakemberekkel. A pénzügyi és távközlési szektorokban több sikeres RPA projekten vagyunk túl.
