Intalion war room

Ha a projekted kész csatatér – Jól jön a war room!

A war room elnevézés meglehetősen baljósan hangzik, de vajon kell-e félnünk tőle? Mi az Intalionnál már alkalmaztuk ezt a technikát, és örömmel jelentem, vannak túlélők, sőt sikerek is. De nézzük, miről is van szó!

Mi az a war room?

A war room eredete a világháborúk idejére nyúlik vissza. A war room-ban, azaz a háborús szobában gyűltek össze a katonai vezetők, ahol megvitatták a szükséges lépéseket, döntéseket hoztak, hogy az előttük tornyosuló akadályokat hogyan küzdjék le. Térképek, telefonok, jegyzetek, képernyők, minden fontos információ és minden fontos szereplő egy helyen, aki és ami a gyors reagáláshoz, beavatkozáshoz, döntéshozatalhoz szükséges, hiszen minden pillanatnak, minden információnak jelentősége van. Ehhez hasonlóan működik az a koncepció, amit többek között az IT világában is használnak.

A war room (vagy más néven situation room, control room, command center) lényege, hogy egy erre a célra dedikált helyiségben meghatározott időszakra összegyűlnek a projekt érintett szereplői annak érdekében, hogy gördülékenyebb legyen a kommunikáció, az információáramlás, a probléma megoldás, a reagálás, a visszacsatolás, a haladás nyomon követése – támogatva a kitűzött cél elérését és a határidők betartását.

Ki és mi szükséges a war room-hoz?

A résztvevők köre lefedi az összes fontos szereplőt, akik a projekt sikeréhez hozzájárulhatnak. IT projekt esetén többek között a fejlesztőket, tesztelőket, projekt menedzsert, döntéshozókat, de akár az ügyfél is bevonható.

Legfontosabb tárgyi kellékek a különálló helyiség, ahol zavartalanul folyhat a közös munka,  különböző szemléltető eszközök, illetve a számítógépek. Hatékony eszközök a közös online felületek, ahol a kommunikáció egy része zajlik, és elérhetők az aktuális munkaanyagok és információk.

Kiemelendő még a támogató légkör, ami elősegíti a jó csapatmunkát, és a kitűzött cél elérését.

Ezen kívül természetesen szükséges hozzá az alapanyag, azaz egy komplex projekt, vagy probléma, amit szeretnénk hatékonyan és eredményesen megoldani, hiszen rutin feladatok elvégzéséhez felesleges a war room.

Hogyan érdemes csinálni?

Először is szükséges a már említett, erre a célra kinevezett, megfelelő méretű helyiség. Ez lehet akár a cég irodájában, akár egy külső bérelt helyszínen, a lényeg, hogy a résztvevők zavartalanul elvonulhassanak.

Zárt ajtók mögött zajlik a munkavégzés, és az összes résztvevő kizárólag a szóban forgó projekten dolgozik a war room ideje alatt, ami lehet néhány óra, de több nap, vagy akár egy hét is. Természetesen el lehet hagyni a szobát, de kívülállók belépése nemkívánatos. Fontos szempont a külső “zajok”, figyelmet elvonó tényezők kizárása.

A helyiség berendezése és elrendezése a projekt és a résztvevők igényeihez igazodik. Minden olyan eszköz megtalálható a szobában, ami a hatékony munkavégzéshez szükséges (flipchart, whiteboard, hozzá írószerek, törlőeszköz, post-it, laptopok, nyomtató, Fanta, csoki, napfény, stb.). A szemléltetőeszközök mindenki által jól látható helyre kerülnek. Az asztalokat, székeket úgy rendezzük el, hogy az is elősegítse a munkavégzést, együttműködést. Az a legjobb, ha az irodabútorok könnyen mozgathatók, így akár menet közben is átrendezhetők a csapatmunkához igazodva.

A war room katonák nélkül mit sem ér!

War room résztvevők

Természetesen a precízen felkészített szoba önmagában kevés a hatékony war room-hoz, meg is kell tölteni tartalommal. Mielőtt belevetnénk magunkat a war room-ozásba, célszerű tisztázni a célokat, játékszabályokat, annak érdekében, hogy valamennyi résztvevő számára világos legyen, hova is került, és miért. És persze hívjuk meg a megfelelő embereket, minden olyan szereplőt, akár távolabbi szakterületekről is, aki hozzá tud tenni a projekthez a szakértelmével, meglátásaival.

Teremtsünk támogató, bizalmi, konstruktív légkört, ahol a közös cél elérésére, a probléma megoldására fókuszálunk. Ösztönözzük a résztvevőket az aktív részvételre, és ne engedjük, hogy a hangadók elvigyék a show-t.

Minden résztvevő számára tegyük elérhetővé a naprakész információkat, adatokat, fájlokat, és azokból dolgozzunk. Legyenek meg a szükséges jogosultságok a használt rendszerekhez, fájlok eléréséhez, szerkesztéshez.

Használjuk bátran a szemléltetőeszközöket és a kreativitásunkat. A vizualizálás megkönnyíti a probléma felvázolását, megértését, új ötletek bemutatását, közös ötletelést. Azt is érdemes bemutatni, hogy honnan, hova, mikorra szeretnénk eljutni, hol tartunk jelenleg, kinek milyen feladatai vannak a projekten.

War room előnyök – Csodaszer vagy humbug?

Az csak a csapattól függ! A jól alkalmazott war room-nak köszönhetően számottevően felgyorsul a problémamegoldás, a döntéshozási folyamat és hatékonyabbá válik a munkavégzés.  

Tömörebb, célratörőbb a kommunikáció a személyes jelenlétnek köszönhetően. A közvetlen szóbeli kommunikációval kiküszöbölhető a várakozási idők számottevő része, gyorsabb, mint az email írás, vagy akár a telefonálással bíbelődés.

Minden érintett jelen van, az adott projekttel foglalkozik, aktívan részt vesz a feladatokban, hozzáfér a releváns és naprakész információkhoz. Elkerülhetők a nem rendelkezésre állásból és az információhiányból adódó problémák. IT projekt esetén például az elkészült fejlesztés azonnal tesztelhető, a feltárt hibák javítása, visszatesztelése várakozási idő nélkül elvégezhető. Lehetőség nyílik helyben egyeztetni a felmerülő kérdéseket, közösen ötletelni a megoldáson, szükség esetén átcsoportosítani az erőforrásokat, vagy beavatkozni a folyamatba.

A vizualizálás pedig megkönnyíti az információk, adatok, kérdések értelmezését, rendszerezését, az ötletek bemutatását, közös továbbgondolását.

Azonban, mint minden koncentrált, intenzív megoldásnak, a war room-nak is vannak hátulütői.

Mik a war room hátrányai?

A hosszabb ideig tartó war room esetén megterhelő a résztvevőknek, hogy kikerülnek a megszokott közegükből. A war room számára kijelölt helyiségben csak az érintettek tartózkodnak, zárt ajtók mögött, így a többi kollégával történő kapcsolattartás kiesik ebben az időszakban.

Emellett olyan szervezetben, ahol a kollégák jellemzően több projekten is dolgoznak, problémát okozhat, hogy a war room idején az egyéb projektek háttérbe szorulnak.

Az előbbieken túl sajnos bizonyos mértékben a jól dokumentáltságot is be kell áldozni a gyorsaság és hatékonyság oltárán. Az információk egy része whiteboard-on, vagy flipchart-on jelenik meg, szóban hangzik el, vagy csak megmutatja a monitoron a kolléga. Ezek a nem dokumentált információk könnyen elvesznek, elfelejtődnek, nem visszakereshetők. Később sok fejtörést tud okozni, amikor szükség lenne rá, de mindenki máshogy, vagy csak homályosan emlékszik. Ez a probléma egy-egy gyors fotóval, screenshot-tal azonban könnyen orvosolható.

Mi várható egy war room-tól?

Ahogy azt korábban írtam, a war room sikere a csapattól függ. Komplex vagy problémás projektek, szűkös határidők esetén jelentősen hozzájárulhat a projekt sikeréhez a war room alkalmazása, hiszen ilyen esetekben meghatározó szerepe van a megfelelő kommunikációnak és információáramlásnak, a kulcsemberek bevonásának és a gyorsaságnak.

Azonban, ha egy szervezetben gyakran kell válságkezelésre, “tűzoltásra” használni, az folyamatszervezési problémákat jelezhet. Ilyen esetben érdemes megvizsgálni, hogy megfelelően működnek-e a folyamatok, megfelelő-e a feladatok lebontása, jól vannak-e meghatározva a határidők, rendelkezésre állnak-e a szükséges erőforrások.

Mindenesetre, bonyolult projektek esetén jól alkalmazható, hatékony technika, amit érdemes alkalmazni és érdemes kipróbálni.